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五、請示

(一)請示的用途

具體說來，遇到下列問題需要用請示行文。

1.對上級有關方針、政策、指示或法律、法規不夠明確或有不同理解，需要上級機關作出明確解釋和答復;

2.從本地區本單位的實際情況出發，需要對上級的某項政策、規定作出變通處理，有待上級重新審定明確作答;

3.在工作中出現了新情況，新問題需要處理而又無章可循、無法可依，需要上級機關作出明確指示;

4.需要請求上級解決本地區、本單位的某一具體問題和實際困難;

5.按上級機關和主管部門有關政策規定，不經請示有關部門批準，無權自行處理的問題;

6工作中出現一些涉及面廣而職能部門無法獨立解決的困難和問題，必須請示上級領導或綜合部門，以求得他們的協調和幫助。

除此之外，凡自己職權范圍的工作，經過努力能處理和解決好的問題、困難，應盡力自行解決，不要動輒請示，把矛盾上交。

(二)請示的寫作

請示的結構是相對穩定的。

1.標題不能把文種“請示”誤為“請示報告”、“報告”或者“申請”;標題中的事由要明確，語言要簡明。不宜寫為“關于請求(或申請)xxxx的請示”，“請示”本身就含有請求、申請的意思了。

2.主送機關一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應用抄送形式。

3.正文請示正文一般由請示原因、請示事項和請示結語三部分組成。

請示原因應簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、依據。在概述情況時，不能籠統、含糊;在陳述困難時，不能夸大事實。這部分仍然不是請示的重點所在，是為請示事項作鋪墊的。因此，不要輕重倒置，喧賓奪主。

請示事項這是文章重點，是請求上級機關給予指示、批復、答復的具體事項。內容要具體，所提建議和要求要切實可行：用語要明確肯定，不能含糊其辭;若內容稍多時，可分條列項;語氣要得體，一般應寫“擬”怎么辦，而不能寫“決定“怎么辦，因既已“決定”就不必請示了。

請示結語常用“妥否、請批復”、“特此請示，請予審定”、“請批準”“請審批”等慣用語。不要用“可否(妥否、當否)，請批準”之類不合邏輯的用語作結。

正文根據內容多少，可分別采用篇段合一式、三段式、總分條文式。不論采用哪種結構，請示總是循請示原因—請示事項—請示要求的遞進思路成文的。(三)撰寫請示的注意事項

1.內容力求單一，應一文一事。

2.制發請示時要注意與上下左右各方面的協調。請示不宜多頭主送、多級主送，一般只主送一個直接上級。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接主送領導者個人，更不應同時主送多位領導，以免因違反行文制度或者領導批示的不盡一致而誤時誤事。

請示一般不得越級上報。

請示不得抄送一下級機關、單位，以免在上級作出批復表明態度前造成混亂。

3.注意請示與報告的區別。

4.正式印發請不送上級時，應在文頭注明簽發人、會簽人姓名。

六、批復

(一)批復的特點

批復個顯著特點就是有針對性。

它總是針對下級機關、單位呈報的請示被動行文。上級決不會主動發出批復，總是下級有請示，上級才有批復。

批復內容總是針對下級來文的請示事項作出答復的。批復事項緊扣請示事項明確作答，不能答非所問，復非所求，節外生枝。

批復的主送對象一般就是請示的發文單位，有時甚至標題就體現出針對性而與其他公文不同。例如《國家稅務總局關于中外合資企業北京中燕有限公司不享受“內資”福利企業稅收優惠政策問題對北京市稅務局的批復》，標題中就寫明了受文機關。

(二)批復的寫法

批復的結構和寫法都比較穩定。

例如：

國務院關于同意四川省撤銷溫江縣設立成都市溫江區的批復

四川省人民政府：

你省《關于撤銷溫江縣設置溫江區的請示》(川府〔2001〕75號)收悉。同意撤銷溫江縣，設立成都市溫江區，以原溫江縣的行政區域為溫江區的行政區域。區人民政府駐柳城鎮。

溫江區的各類機構要按照“精簡、效能”的原則設置，所需經費和人員編制由你省自行解決。

國務院

二○○二年四月十四日

1.標題除按公文標題的通常寫法外，還可把主送機關、單位寫進標題。如前面提到的例子。

2.主送機關一般就是呈報請示來文的發文機關。

3.正文包括批復對象、批復事項和批復結語三部分。

(1)批復對象指批復所針對的請示事項。必須在正文開頭引述來文的標題、文號，有的還極其簡要地直接引述來文所請示的事項。引述應十分簡練，一般都用一句話說清楚。

(2)批復事項是批復的主要部分，它要針對請示事項給予明確答復或具體指示。批復內容應一文一事。對一下級請示事項的答復，應態度鮮明，觀點明確，語言簡潔明了，不能模棱兩可，含糊其辭，使下級無所適從。

(3)批復結語一般在正文末尾寫上“特此批復”并加上句號。若緊縮寫為“此復”，也要加卜句號。少數批復也在結語部分簡要提出執行要求。

正文視內容多少，可分別采用篇段合一式、三段式(三部分各一段)、兩段式(省去結語部分)或總分條文式結構。

4.落款注明發文機關、成文日期。七、函

(一)函的用途

函的應用范圍比較廠一泛，加之行文比較自由，印發方便，傳遞靈活，使用簡便，因而使用頻率亦較高。它可具體用于以下幾個方面。

1.平級機關或不相隸屬的機關單位之間的公務聯系、往來;

2. 向無上下級隸屬關系的業務主管部門請示批準有關事項;

3.業務主管部門向無上下級隸屬關系的機關單位答復審批事項;

4.機關單位對個人的公務聯系，如答復群眾來信之類;

5.上卜級機關之間涉及一些事務性的具體事項的聯系、詢問答復。

(二)函的分類

1.按照內容和用途，函可以分為以下幾類。

(1)商洽函指用于平行機關單位之間和不相隸屬機關單位之間商洽工作、聯系有關事宜的函。例如商調干部、聯系參觀學習、查詢或了解有關人和事、洽談業務工作等。

(2)請批函指向平級的或不相隸屬的業務主管部門制發的請求批準函，和業務主管部門向平級的或不相隸屬的機關單位制發的審批函。有關機關、單位涉及部門業務工作，需向平級的或不相隸屬的業務主管部門(例如人事局、財政局、稅務局等等)請求批準，但又因互相之間不是上下級的隸屬關系而不宜用請示行文，就應用函。同理，有關主管部門向平級的或不相隸屬的機關單位批準、批復某些業務事項(例如干部錄用、調動、經費撥付、稅收減免等等)，因無上下級的隸屬關系而不宜用批復行文，也就應用復函了。但在實際工作中，這類函常常誤用為請示、報告、批復，這是應該格外注意的。

(3)詢問答復函指用于上下級機關之間互相詢問答復處理有關具體問題的函。上下級機關之間問答某個具體問題，聯系、告知或處理某項具體工作，而又不宜采用指示、通知、批復、報告、請示等文種時，則可使用函。

2.按照文面規格，函還可以分為公函和便函。公函的格式較為正規，它按信函式公文(函件)格式印制。便函的內容多涉及事務性的具體事項，格式更為靈活、簡便，寫法較自由，可不寫標題、不編文號。便函也常不列入正式文件處理。不少機關單位有專門的便函用紙或者便函本。

3.按照行文方向，函又可分為去函和復函。去函也叫來函，即是主動發出的函。復函則是回答來函、來文所提出的問題或事情，被動發出的函件。請求批準函如：

四川省國家安全廳關于請求批準錄用1996年大中專畢業生的函

省人事廳：

根據《中共四川省委組織部、四川省人事廳關于1996年省級機關錄用應屆高校、中專校優秀畢業生的通知》(川人〔1996〕XX號)規定，我們對擬錄用到我廳機關工作的大中專畢業生按規定程序進行了統一考試、面試、體檢、政審。經廳黨組研究，擬錄用大中專畢業生24名?，F將有關錄用審批材料報上，請審批。

附件：錄用審批材料24份

四川省國家安全廳

一九九六年三月二十五日

審批函例文：

四川省人民政府辦公廳關于同意成都市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規定的函

成都幣人民政府：

你市《關于報請制定城市房屋拆遷補償評估辦法的請示》(成府發〔2001〕222號)收悉。經省政府研究，現函復如下：

一、根據國務院《城市房屋拆遷管理條例》第二十四條：“貨幣補償的金額，根據被拆遷房屋的區位、用途、建筑面積等因素，以房地產市場評估價格確定。具體辦法由省、自治區、直轄市人民政府制定?！辫b于目前制定適用全省城市房屋拆遷補償評估規定的條件尚不成熟，省政府原則同意成都市人民政府根據實際需要先行制定有關規定。

二、成都市人民政府制定城市房屋拆遷補償評估規定時，應認真考慮和吸收省級有關部門提出的修改意見(修改稿附后)，以利于與今后省政府制定的規定相銜接。同時，省人民政府的規定制定并發布后，成都市人民政府的規定內容如果與其有抵觸或不一致的，應按省人民政府的規定執行。

附件：成都市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規定(修改稿)

四川省人民政府辦公廳(印章)

二○○一年十二月二十日

(附件略)(三)函的寫作

1.標題可按公文的一般要求寫。若是去函，標題中文種只寫“函”;若是復函，則應寫明“復函”。

2.主送機關。

3.正文

這是函的主干部分，不同類型、用途的函寫法稍有不同。

若是商洽函、詢答函的去函，要把商洽的原委、詢問的問題、告知的情況等，寫得清楚簡明，以便得到對方的支持、理解和回答。若是復函，一般要先引用來函標題，再引文號，或者在開頭寫明“某月某日關于某個問題的來函收悉”之類，然后針對來件詢問的問題、商洽的工作給予明確答復，以示互相支持或認真負責。正文的語言要得體而有分寸，要對不同的行文對象采取不同的語氣。要注意禮貌用語。正文結尾處要恰當運用習慣用語，如是去函可用“特此函告”、“請即函復”之類，也可寫“清予支持(協助)”，并緊接“為感”、“為荷”、“為盼”等語。其后都要加句號。有的也可不要結尾語。

請求批準函的正文，亦可寫上“請批準”、“請子審批”之類結語，以表示對業務主管部門職權的尊重(但不宜寫“請予指示”)。而審批函的結尾，則不必寫上“特此批復”之類，而可寫上“特此函復”之類結語，也表示對對方的尊重。例如：

四川省人事廳關于同意錄用XXX等XX名同志為國家公務員的復函

省安全廳：

你廳《關于請求批準錄用1996年大中專畢業生的函》(國安政〔1996〕18號)收悉。

根據《中共四川省委組織部、四川省人事廳關干部分省級機關從1996年應屆高校、中專校優秀畢業生中考試錄用國家公務員和機關工作人員的通知》(川人〔1996〕xx號)的規定，經考試、考核合格，同意錄用xxx籌xx名同志為國家公務員。

特此函復。

附：錄用人員名單

四川省人事廳印章

一九九六年三月二十九日

(附件略)八、會議紀要

(一)會議紀要的特點

1.內容的記實性它是在會議后期或者會后根據會議記錄和各種會議材料整理而成的，注重真實、客觀、準確、全面地反映會議情況和會議精神，不容隨意深化、拔高。

2.表述的紀要性它不像會議記錄那樣對會議發言和會議內容逐一記載，它是對會議結果的擇要歸納。

3.作用的限定性它只對與會單位、與會人員或者規定的有關方面有約束力，要求他們共同遵守、執行會議議定事項。若需在更大范圍內發揮作用，則要由領導機關用“通知”下發執行。

(二)會議紀要的分類和作用

根據會議性質的不同，會議紀要可以分為兩類：辦公會議紀要、其他會議紀要。

辦公會議紀要用以傳達機關、單位召開的辦公會議研究的工作、議定的事項和布置的任務，要求與會單位和有關方面、有關人員共同遵守、執行。

其他會議紀要指專門工作會議、專題討論會、座談會、學術研究會等等會議形成的紀要。這類紀要，有的起通報會議情況的作用，使有關人員盡快知道會議的基本情況和主要精神;有的具有指導作用，它所傳達的會議精神，是指導有關方面開展工作的。

根據寫法的不同，會議紀要又可分為決議式紀要、概述式(綜合式)紀要和記錄式紀要三種類型。

(三)辦公會議紀要的寫作

辦公會議紀要由標題和正文兩部分構成。

標題常寫成會議名稱加紀要的形式，如《XX市政府2006年第X次辦公會議紀要》，或者事由加紀要的形式，如《關于綜合治理XX地段社會治安現場辦公會紀要》。

正文可以分為兩部分。

第一部分是會議組織情況?？梢院喴刂鹨粚懗鰰h時間、地點、出席人員、主持人、列席人員、缺席人員、記錄人等，有的還寫明主要議題。辦公會議紀要常用這種寫法，以備查考，作為有關部門執行紀要的依據。如果與議決事項關系不大，這部分也可以寫得更概括、簡單一些，只概述一下主要的情況就行了。

第二部分是會議議定事項，這是紀要的主要部分。要寫明研究的工作、作出的決定、布置的任務、將采取的措施等。若會議涉及的內容較多，這部分可采用決議式的寫法，分條列項，簡明扼要、嚴謹有序地寫明會議議決的事項。若研究的事項比較單一，這部分亦可采用概述式寫法。

從會議實際情況出發，辦公會議紀要可一文數事。

(四)其他會議紀要的寫作

這類會議紀要的標題，除可采用辦公會議紀要標題的兩種形式外，還可采用新聞式雙標題，如《齊抓共管，綜合治理——XX市青少年教育研究會紀要》。

這類會議紀要的正文，包括會議組織情況和會議主要精神兩部分。

會議組織情況部分，通常采用概述式寫法，簡述會議時間、地點、出席人員、中心議題和議程等。

會議主要精神部分，可以寫會議召開的背景和對當時形勢的簡要分析、估計;會議的指導思想和議題;會議報告、講話的主要精神要點，對會議議題的討論情況和與會者的反映：會議形成的共識和會上提出的意見、建議(包括學術會上的各種不同意見)以及貫徹會議精神的要求等。這部分常采用概述式寫法，用貫通式結構概括、綜合地反映出會議主要精神和基本內容。也可采用決議式寫法，用分條文、分部分或列小標題的形式，寫明會議討論的主要問題、研究的主要工作、形成的統一意見和作出的各項決定等。

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